Digitalisierung in der Pflege: Entlastung oder zusätzliche Belastung?
Digitalisierung gilt im Gesundheitswesen zunehmend als Antwort auf Kostendruck, Fachkräftemangel und steigenden administrativen Aufwand.
Digitale Dokumentation, elektronische Patientendossiers, Dienstplan-Tools, mobile Geräte, Schnittstellen zwischen Systemen und automatisierte Prozesse sollen Abläufe vereinfachen, Informationen schneller verfügbar machen und Teams entlasten.
In der Praxis ist die Wirkung aber nicht automatisch positiv.
Ein digitales System kann Arbeit erleichtern. Es kann Dopplungen reduzieren, Planung verbessern und die Zusammenarbeit zwischen Berufsgruppen unterstützen. Es kann aber auch neue Belastung schaffen, wenn es schlecht eingeführt wird, nicht zum Alltag passt oder bestehende Prozesse einfach digital verdoppelt.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: Wird eine Einrichtung digitaler?
Entscheidend ist: Wird die Arbeit dadurch wirklich besser organisierbar?
Digitalisierung ist kein Selbstzweck
Pflegeeinrichtungen stehen unter Druck. Der Personalbedarf bleibt hoch, Budgets sind knapp, Dokumentationsanforderungen steigen und Teams müssen mit immer komplexeren Situationen umgehen.
Vor diesem Hintergrund wirkt Digitalisierung naheliegend. Die Strategie eHealth Schweiz 2.0 verfolgte das Ziel, die Digitalisierung des Schweizer Gesundheitswesens gezielt voranzutreiben, unter anderem mit Fokus auf das elektronische Patientendossier sowie auf Behandlungsqualität, Patientensicherheit und Versorgungseffizienz.1
Das ist wichtig. Aber Digitalisierung löst organisatorische Probleme nicht von selbst.
Wenn ein Prozess unklar ist, wird er durch ein digitales Tool nicht automatisch klar. Wenn Verantwortlichkeiten nicht geregelt sind, führt ein neues System nicht automatisch zu besserer Zusammenarbeit. Und wenn Mitarbeitende keine Zeit für Einführung und Schulung haben, wird Digitalisierung schnell zur zusätzlichen Aufgabe im ohnehin engen Alltag.
Ein Tool kann unterstützen. Es kann aber nicht ersetzen, was vorher organisatorisch geklärt werden muss.
Wo Digitalisierung entlastet – und wo sie belastet
Wo digitale Lösungen wirklich helfen können
Digitale Werkzeuge sind dort wertvoll, wo sie konkrete Reibungsverluste reduzieren.
Dazu gehören zum Beispiel:
- bessere Verfügbarkeit von Patientendaten
- weniger doppelte Dokumentation
- klarere Übersicht über Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten
- einfachere Kommunikation zwischen Berufsgruppen
- bessere Dienstplanung und Ausfallübersicht
- schnellere Orientierung in wiederkehrenden Prozessen
- bessere Nachvollziehbarkeit von Massnahmen und Verläufen
Das elektronische Patientendossier ist ein Beispiel dafür, wie Gesundheitsinformationen sicher zugänglich gemacht und die Vernetzung zwischen Akteurinnen und Akteuren im Gesundheitswesen verbessert werden soll.2
Der Nutzen entsteht aber nicht durch das System allein. Er entsteht, wenn eine digitale Lösung ein reales Problem im Alltag löst.
Eine Pflegefachperson braucht im Dienst nicht mehr digitale Oberflächen. Sie braucht schneller die richtige Information, klare Aufgaben, verlässliche Dokumentation und Systeme, die unter Zeitdruck funktionieren.
Wann Digitalisierung zur Belastung wird
Digitalisierung kann auch das Gegenteil bewirken.
Das passiert vor allem dann, wenn neue Systeme eingeführt werden, ohne die Arbeitsrealität der Teams ausreichend zu berücksichtigen. Wenn ein Pflegebericht digital erfasst wird, aber zusätzlich Papierlisten weitergeführt werden. Wenn verschiedene Systeme nicht miteinander kommunizieren. Wenn Zugriffsrechte fehlen. Wenn Passwörter, Rollen und Geräte erst im Dienst geklärt werden. Oder wenn ein Tool zwar betriebswirtschaftliche Daten liefert, aber den Pflegealltag komplizierter macht.
Dann entsteht keine Entlastung, sondern Zusatzaufwand.
Besonders kritisch ist das in Schichten mit hoher Belastung. Dort bleibt wenig Raum, um technische Probleme aufzufangen. Wenn ein digitales System im entscheidenden Moment nicht funktioniert oder nicht verstanden wird, kostet es Zeit, Aufmerksamkeit und Sicherheit.
Digitalisierung darf deshalb nicht nur aus Sicht von IT, Administration oder Controlling geplant werden. Sie muss aus Sicht derjenigen funktionieren, die sie im Dienst tatsächlich anwenden.
Digitale Prozesse im Pflege- und Einsatzalltag
Pflege braucht digitale Prozesse, keine digitale Mehrarbeit
Der Unterschied zwischen Entlastung und Belastung liegt oft in der Prozessgestaltung.
Ein gutes digitales System beantwortet praktische Fragen:
- Wer dokumentiert was?
- Wo wird eine Information verbindlich abgelegt?
- Welche Angaben sind für die nächste Schicht relevant?
- Welche Daten müssen nicht doppelt erfasst werden?
- Wer hat Zugriff?
- Was passiert bei technischen Problemen?
- Wie werden neue Mitarbeitende und temporäre Fachpersonen eingeführt?
Wenn diese Fragen offenbleiben, verlagert sich die Verantwortung auf die einzelnen Fachpersonen. Sie müssen dann im Dienst herausfinden, wie Dokumentation, Kommunikation und Zugriffe funktionieren.
Das ist keine Digitalisierung, die entlastet. Das ist digitale Mehrarbeit.
Die Trendszenarien im Projekt «Abschlüsse in Pflege» beschreiben die zunehmende Bedeutung von digital unterstützter Pflege, Telehealth, geteiltem Zugang zu medizinischen Daten und interprofessioneller Informationsverarbeitung. Gleichzeitig zeigen sie, dass Pflegefachpersonen neue Kompetenzen brauchen, um digitale Hilfsmittel sinnvoll, sicher und patientenzentriert einzusetzen.3
Genau deshalb muss Digitalisierung als Teil der Arbeitsorganisation verstanden werden – nicht als zusätzliche Oberfläche über bereits belastete Prozesse.
Temporäre Fachpersonen zeigen digitale Schwachstellen schnell
Digitale Prozesse werden besonders sichtbar, wenn neue Personen in ein Team kommen.
Temporäre Fachpersonen, neue Mitarbeitende oder Springerinnen und Springer müssen sich rasch orientieren. Sie brauchen Zugang zu Systemen, eine kurze Einführung, klare Dokumentationsregeln und eine Ansprechperson, wenn etwas unklar ist.
Wenn diese Punkte gut vorbereitet sind, können externe Fachpersonen schneller wirksam werden. Wenn sie fehlen, entstehen Verzögerungen und Unsicherheit.
Typische Stolperstellen sind:
- fehlende oder zu spät aktivierte Logins
- unklare Zuständigkeit für die Systemeinführung
- unterschiedliche Dokumentationsweisen je nach Team
- fehlende Übersicht über digitale und analoge Ablagen
- zu wenig Zeit für eine kurze, praxisnahe Einführung
- keine klare Lösung für Rückfragen im Dienst
Solche Punkte wirken klein. Im Alltag entscheiden sie aber darüber, ob eine Fachperson rasch produktiv arbeiten kann oder zuerst organisatorische Hindernisse überwinden muss.
Der ZHAW-Praxisreport 2025 zu Temporärarbeit in der Pflege zeigt zudem, dass temporäre Pflegearbeit zunehmend auch über digitale Plattformen vermittelt wird und dass sich verschiedene Modelle wie einzelne Einsätze, Pool-Modelle und flexible Arbeitsformen weiterentwickeln.4
Damit wird Digitalisierung nicht nur im Pflegealltag relevant, sondern auch in der Einsatzplanung, Vermittlung und Koordination von Fachpersonen.
Patientensicherheit und Einführung
Digitalisierung und Patientensicherheit gehören zusammen
Digitale Systeme betreffen nicht nur Effizienz. Sie betreffen auch Patientensicherheit.
Wenn Informationen vollständig, aktuell und auffindbar sind, können Teams bessere Entscheidungen treffen. Wenn Medikationsinformationen, Beobachtungen, Risiken, Massnahmen und Verläufe sauber dokumentiert sind, wird die Zusammenarbeit verlässlicher.
Umgekehrt können digitale Brüche Risiken erzeugen.
Wenn relevante Informationen an verschiedenen Orten liegen, wenn Dokumentation uneinheitlich ist oder wenn unklar bleibt, welche Quelle verbindlich ist, steigt das Risiko für Missverständnisse.
Deshalb sollte Digitalisierung in der Pflege nicht nur als Effizienzprojekt verstanden werden. Sie ist auch ein Qualitäts- und Sicherheitsthema.
Die Strategie eHealth Schweiz 2.0 verknüpfte Digitalisierung ausdrücklich mit Behandlungsqualität, Patientensicherheit und Versorgungseffizienz.1 Im Alltag wird dieser Anspruch aber nur eingelöst, wenn Systeme tatsächlich dort funktionieren, wo Versorgung passiert: am Bett, in der Spitex-Tour, im Heim, in der Praxis und in der Übergabe.
Der grösste Hebel ist die Einführung
Viele Digitalisierungsprojekte scheitern nicht an der Idee, sondern an der Einführung.
Teams brauchen Zeit, Schulung und klare Regeln. Führungspersonen müssen entscheiden, welche Prozesse tatsächlich ersetzt werden und welche nicht weiter parallel laufen sollen. Verantwortlichkeiten müssen geklärt sein. Und Rückmeldungen aus dem Alltag müssen ernst genommen werden.
Gerade Pflegefachpersonen sehen schnell, ob ein digitaler Ablauf funktioniert. Sie merken, wo Informationen fehlen, wo Schritte doppelt sind und wo ein System im Alltag zu langsam oder zu kompliziert ist.
Diese Erfahrung sollte nicht erst nach der Einführung abgefragt werden. Sie gehört in die Gestaltung.
Auch politisch wird das Thema digitaler Kompetenzen stärker sichtbar. Die Motion 22.3163 zur Stärkung der digitalen Kompetenzen von Gesundheitsfachpersonen verlangt, dass die digitale Transformation in den Ausbildungen der Gesundheitsberufe stärker berücksichtigt wird.5
Das ist konsequent: Digitalisierung funktioniert nur, wenn Menschen nicht nur Systeme bedienen, sondern deren Nutzen, Grenzen und Risiken verstehen.
Digitalisierung ersetzt keine gute Personalplanung
Digitale Tools können Personalplanung verbessern. Sie können Ausfälle sichtbarer machen, Dienstpläne strukturieren, Verfügbarkeiten abbilden und Engpässe früher zeigen.
Aber sie ersetzen keine Personalreserve.
Wenn eine Schicht fachlich unterbesetzt ist, macht ein digitales Planungssystem das Problem transparenter. Es löst es aber nicht automatisch. Wenn eine bestimmte Qualifikation fehlt, braucht der Betrieb trotzdem eine fachlich passende Antwort.
Digitalisierung kann helfen, früher zu erkennen, wo ein Engpass entsteht. Die eigentliche Entlastung entsteht aber erst, wenn daraus konkrete Handlungen folgen: bessere Planung, klare Priorisierung, frühzeitige Unterstützung und realistische Erwartungen an das Stammteam.
Wer Digitalisierung als Ersatz für Personalplanung versteht, verschiebt das Problem. Wer sie als Werkzeug für bessere Planung nutzt, kann Teams tatsächlich entlasten.
Fazit: Digitalisierung braucht gute Einsatzvorbereitung
Die Rolle von ICM Medical
ICM Medical ist kein Anbieter von Pflegesoftware und keine digitale Plattform.
Aber Digitalisierung betrifft auch temporäre Einsätze und Personalvermittlung. Denn eine externe Fachperson kann nur dann gut starten, wenn die Rahmenbedingungen im Einsatz klar sind.
Dazu gehören nicht nur Qualifikation, Aufgaben und Einsatzdauer. Dazu gehören auch praktische digitale Fragen: Welche Systeme werden genutzt? Gibt es rechtzeitig Zugriff? Wie läuft die Dokumentation? Wer führt ein? Welche Ansprechperson ist im Dienst erreichbar?
ICM Medical klärt solche Rahmenbedingungen mit, bevor eine Fachperson für ein Setting vorgeschlagen wird. Nicht als technische Beratung, sondern als Teil einer sauberen Einsatzvorbereitung.
Denn Digitalisierung entlastet Teams nur dann, wenn sie im Alltag funktioniert. Und genau dort zeigt sich, ob ein Einsatz gut vorbereitet ist.
FAQ: Digitalisierung in der Pflege
Nein. Digitalisierung entlastet nur, wenn sie konkrete Probleme im Alltag löst, zum Beispiel bei Dokumentation, Informationszugang, Dienstplanung oder Kommunikation. Schlecht eingeführte Systeme können zusätzliche Belastung schaffen.
Sinnvoll ist sie dort, wo sie Reibungsverluste reduziert: bei Patientendaten, Dokumentation, Übergaben, Aufgabenübersicht, Dienstplanung, Schnittstellen und Kommunikation zwischen Berufsgruppen.
Zusätzlicher Aufwand entsteht, wenn digitale und analoge Prozesse parallel laufen, Systeme nicht miteinander verbunden sind, Zugriffe fehlen, Schulung zu kurz kommt oder unklar ist, welche Dokumentation verbindlich ist.
Temporäre Fachpersonen brauchen rechtzeitig Zugang zu relevanten Systemen, eine kurze Einführung, klare Dokumentationsregeln und erreichbare Ansprechpersonen. Sonst geht im Einsatz wertvolle Zeit für organisatorische Fragen verloren.
ICM Medical stellt keine Software bereit. ICM achtet aber bei der Einsatzvorbereitung darauf, dass Rahmenbedingungen wie Aufgaben, Zuständigkeiten, Einführung, Dokumentation und Systemzugang geklärt sind.
Quellen
- Bundesamt für Gesundheit BAG: Strategie eHealth Schweiz 2.0
- Bundesamt für Gesundheit BAG: Elektronisches Patientendossier
- OdASanté / EHB: Abschlüsse in Pflege und Betreuung – Dokumentation Trendszenarien
- ZHAW: Temporärarbeit in der Pflege in der Schweiz – Status Quo, Herausforderungen und Handlungsempfehlungen für die Praxis, Praxisreport 2025
- Schweizer Parlament: Motion 22.3163 – Stärkung der digitalen Kompetenzen von Gesundheitsfachpersonen
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