Effizienz im Gesundheitswesen: Wo Prozesse Teams wirklich entlasten können
Effizienz wird im Gesundheitswesen oft missverstanden.
In Pflegeeinrichtungen, Spitälern, Spitex-Organisationen und Praxen darf Effizienz nicht bedeuten, dass Teams noch mehr Aufgaben in noch weniger Zeit erledigen müssen.
Wirklich hilfreiche Effizienz entsteht dort, wo Reibungsverluste reduziert werden: unnötige Wege, doppelte Dokumentation, unklare Zuständigkeiten, Medienbrüche, schlecht vorbereitete Einsätze oder Lücken in der Dienstplanung.
Gerade im Schweizer Gesundheitswesen, wo Fachpersonen knapp sind und die Anforderungen hoch bleiben, lohnt sich ein nüchterner Blick auf Prozesse, die den Arbeitsalltag konkret erleichtern.
Denn Effizienz ist kein Selbstzweck. Sie ist nur dann wertvoll, wenn sie Versorgung, Zusammenarbeit und Arbeitsbedingungen verbessert.
Effizienz beginnt bei Reibung, nicht bei Tempo
In vielen Gesundheitsbetrieben ist das Problem nicht fehlender Einsatz. Teams arbeiten bereits mit hoher Verantwortung, viel Flexibilität und grossem persönlichem Engagement. Zusätzlicher Druck auf Tempo oder Auslastung löst deshalb selten das eigentliche Problem.
Entlastung entsteht eher durch andere Fragen: Wo entstehen unnötige Rückfragen? Welche Informationen fehlen bei Schichtbeginn? Wo werden Daten doppelt erfasst? Welche Wege kosten täglich Zeit? Welche Aufgaben landen immer wieder bei den falschen Personen? Wo werden neue oder externe Fachpersonen nicht ausreichend eingeführt? Welche Entscheidungen bleiben liegen, weil Zuständigkeiten unklar sind?
Solche Punkte wirken einzeln klein. In der Summe bestimmen sie aber, ob ein Team seinen Arbeitstag kontrolliert gestalten kann oder dauerhaft improvisieren muss.
Das Obsan weist im Pflegemonitoring darauf hin, dass verschiedene Aspekte der Arbeitsbedingungen im Pflege- und Betreuungsbereich mit einem erhöhten Belastungsniveau verbunden sind, insbesondere körperliche Belastung und Stress.1 Prozesse, die unnötige Reibung reduzieren, sind deshalb nicht nur ein Effizienzthema, sondern auch ein Entlastungsthema.
Schnittstellen sind oft der grösste Zeitverlust
Viele Reibungsverluste entstehen an Schnittstellen. Dazu gehören Übergaben zwischen Diensten, Absprachen zwischen Pflege und Ärzteschaft, Kommunikation mit Angehörigen, Koordination mit Spitex-Diensten, Therapien, Apotheken, Laboren oder externen Fachpersonen.
Wenn Schnittstellen nicht klar geregelt sind, werden Informationen mehrfach weitergegeben, Rückfragen häufen sich, Aufgaben bleiben zwischen Berufsgruppen hängen, wichtige Details gehen bei Übergaben verloren und neue oder temporäre Mitarbeitende brauchen zu viel Orientierung.
Hilfreich sind einfache, verbindliche Standards: klare Übergabeformate, definierte Ansprechpersonen, aktuelle Kontaktlisten, kurze Entscheidungswege und ein gemeinsames Verständnis, welche Information wann und wo dokumentiert wird.
Patientensicherheit Schweiz beschreibt in der Arbeit zu «Speak Up», dass Hierarchien und zunehmender Zeitdruck die Kommunikation zwischen Fachpersonen erschweren können.2 Genau deshalb sind klare Schnittstellen so wichtig. Effizienz bedeutet hier nicht weniger Kommunikation. Es bedeutet bessere Kommunikation mit weniger Suchaufwand.
Dokumentation braucht Klarheit
Dokumentation ist im Gesundheitswesen fachlich, rechtlich und organisatorisch zentral. Sie lässt sich nicht einfach wegoptimieren. Trotzdem kann sie Teams stark belasten, wenn sie unübersichtlich, doppelt oder nicht arbeitsnah gestaltet ist.
Entlastend wirken vor allem klare Vorgaben, was dokumentiert werden muss, die Vermeidung von Doppeleinträgen, einheitliche Begriffe und Ablageorte, praxisnahe Vorlagen, verständliche Verlaufsnotizen sowie die Schulung neuer Mitarbeitender im konkreten Dokumentationssystem.
Gerade bei temporären Einsätzen oder neuen Teammitgliedern ist Dokumentation ein kritischer Punkt. Wer nicht weiss, wo Informationen erfasst werden, wie lokale Standards lauten oder welche Abkürzungen verwendet werden, verliert Zeit und erhöht das Risiko von Missverständnissen.
Das elektronische Patientendossier soll behandlungsrelevante Informationen und Dokumente für weiterbehandelnde Gesundheitsfachpersonen zugänglich machen. eHealth Suisse weist zugleich darauf hin, dass das EPD die interne elektronische Krankengeschichte nicht ersetzt und dass in der Schweiz unterschiedliche Primärsysteme bestehen.3
Das zeigt den Kern des Problems: Digitale Dokumentation entlastet nur, wenn klar ist, welche Information wo verbindlich abgelegt wird und welche Systeme im Alltag tatsächlich genutzt werden. Eine gute Einführung in die lokale Dokumentationspraxis ist deshalb kein Zusatz. Sie ist ein Effizienzfaktor.
Digitale Systeme können helfen – oder neue Reibung schaffen
Digitalisierung kann Prozesse verbessern. Sie kann Informationen schneller verfügbar machen, Doppelspurigkeiten reduzieren und Schnittstellen stärken. Aber sie kann auch neue Belastung erzeugen, wenn Systeme nicht zum Arbeitsalltag passen.
Eine Schweizer Untersuchung zu Klinikinformationssystemen zeigte grosse Unterschiede bei Effizienz und Fehleranfälligkeit zwischen Systemen und Spitälern. Die Studie beschreibt unter anderem, dass fragmentierte Ablagen, viele Informationsquellen, komplexe Benutzeroberflächen und Schnittstellenprobleme die Arbeit erschweren und Risiken für die Patientensicherheit schaffen können.4
Das ist für Pflege, Medizin und Administration gleichermassen relevant. Ein digitales System ist nicht automatisch effizient. Effizient ist es erst, wenn es unter Zeitdruck funktioniert, relevante Informationen schnell auffindbar macht und nicht zusätzliche Parallelprozesse erzeugt.
Materialwege und Organisation zählen
Materiallogistik wird im Alltag oft unterschätzt. Fehlendes oder ungünstig platziertes Material kostet nicht nur Zeit, sondern unterbricht Abläufe.
Typische Reibungspunkte entstehen, wenn Material nicht dort verfügbar ist, wo es gebraucht wird, Lagerorte uneinheitlich oder schlecht beschriftet sind, Bestände zu spät erkannt werden, Zuständigkeiten für Nachbestellungen unklar sind oder Standorte und Stationen mit unterschiedlichen Standards arbeiten.
Hier helfen oft keine grossen Projekte, sondern konsequente Ordnung: definierte Lagerorte, klare Mindestbestände, einfache Nachbestellprozesse und regelmässige Überprüfung der häufig genutzten Materialien.
In der Spitex kommt die mobile Komponente dazu. Dort sind vollständige Einsatzinformationen, passende Ausrüstung und klare Tourenplanung entscheidend, damit Fachpersonen nicht unnötig nachfragen, umdisponieren oder zusätzliche Wege fahren müssen.
Auch hier gilt: Effizienz entsteht nicht dadurch, dass Menschen schneller arbeiten. Sie entsteht dadurch, dass sie weniger suchen, weniger doppelt machen und weniger improvisieren müssen.
Dienstplanung ist ein Führungsinstrument
Dienstplanung beeinflusst nicht nur die Versorgungssicherheit. Sie beeinflusst auch Erholung, Teamklima und Bindung von Mitarbeitenden. Effiziente Dienstplanung heisst deshalb nicht, jede Lücke kurzfristig zu stopfen. Nachhaltiger ist eine Planung, die Belastung, Qualifikationen, Verfügbarkeit und Kontinuität berücksichtigt.
Wichtige Fragen sind: Sind Qualifikationen pro Dienst ausreichend abgedeckt? Gibt es wiederkehrende Engpässe an bestimmten Tagen oder Zeiten? Werden kurzfristige Ausfälle immer von denselben Personen kompensiert? Sind temporäre Fachpersonen rechtzeitig eingeplant und informiert? Gibt es klare Regeln für Tausche, Zusatzdienste und Pikettlösungen? Werden Teilzeitpensen und Erholungszeiten verlässlich respektiert?
Die Regulierungsfolgenabschätzung zum Bundesgesetz über Arbeitsbedingungen in der Pflege nennt wechselnde Arbeitszeiten, Nacht- und Wochenenddienste, kurzfristige Arbeitseinsätze sowie hohe Arbeitslast durch geringe Personalausstattung als zentrale Belastungsfaktoren.5
Dienstplanung ist deshalb nicht nur Administration. Sie ist Führung, Gesundheitsprävention und Personalbindung zugleich. Wenn Planung transparent, frühzeitig und nachvollziehbar erfolgt, reduziert sie Unsicherheit. Das entlastet nicht nur die Einsatzplanung, sondern auch die Teams.
Gute Einführung spart Zeit im Betrieb
Ob neue Festanstellung, temporärer Einsatz oder kurzfristige Unterstützung: Die ersten Stunden entscheiden stark darüber, wie schnell eine Fachperson wirksam arbeiten kann.
Eine strukturierte Einführung sollte kompakt, aber vollständig sein. Dazu gehören eine Ansprechperson für den ersten Dienst, eine kurze Übersicht zu Team, Bereich und betreuten Personen, relevante Standards und Notfallprozesse, der Zugang zu Dokumentationssystemen, Material- und Medikamentenprozesse, Pausenregelung, Schlüssel, Kleidung und Arbeitszeiten sowie lokale Besonderheiten und Kommunikationswege.
Gerade externe Fachpersonen können Teams schnell entlasten, wenn sie fachlich passend ausgewählt und organisatorisch gut eingeführt werden. Ohne saubere Vorbereitung entsteht dagegen zusätzlicher Koordinationsaufwand für das Stammteam.
Der ZHAW-Praxisreport 2025 zu Temporärarbeit in der Pflege beschreibt, dass mangelnde Kenntnis von Strukturen und Prozessen sowie fehlende Einbindung in Teams negative Folgen für Effizienz, Teamzufriedenheit und Arbeitszufriedenheit von Temporärkräften haben können.6
Eine gute Einführung ist deshalb nicht «nice to have». Sie entscheidet darüber, ob zusätzliche Unterstützung tatsächlich entlastet.
Zuständigkeiten müssen sichtbar sein
Unklare Zuständigkeiten führen dazu, dass Aufgaben mehrfach geprüft, weitergeschoben oder gar nicht erledigt werden. Besonders belastend ist das in Situationen mit hoher Taktung: Frühdienst, Eintritte, Austritte, Arztvisiten, Medikamentenprozesse oder kurzfristige Personaländerungen.
Entlastend wirken klare Antworten auf einfache Fragen: Wer entscheidet? Wer informiert? Wer dokumentiert? Wer kontrolliert? Wer übernimmt bei Abwesenheit? Wann muss eskaliert werden?
Solche Klärungen müssen nicht kompliziert sein. Oft reicht eine saubere Rollenverteilung im Team, ergänzt durch kurze Checklisten für wiederkehrende Prozesse.
Gerade in angespannten Situationen ist Klarheit ein Sicherheitsfaktor. Wenn alle wissen, wer wofür zuständig ist, sinkt der Suchaufwand – und das Team kann sich stärker auf Versorgung konzentrieren.
Effizienz darf nicht gegen Qualität ausgespielt werden
Im Gesundheitswesen ist Effizienz nur dann sinnvoll, wenn sie Qualität und Sicherheit stützt.
Ein Prozess ist nicht effizient, wenn er lediglich schneller ist. Er ist effizient, wenn er unnötige Arbeit vermeidet, Informationen verlässlich macht, Verantwortlichkeiten klärt und Fachpersonen ermöglicht, ihre Zeit dort einzusetzen, wo sie gebraucht wird.
Das betrifft Pflege, Medizin, Therapie, Administration und Leitung gleichermassen. Wer Effizienz nur als Sparprogramm versteht, erhöht den Druck. Wer Effizienz als Prozessentlastung versteht, kann Teams stabilisieren. Der Unterschied ist entscheidend.
Die Rolle von ICM Medical
ICM Medical kann interne Prozesse einer Institution nicht ersetzen. Aber ICM Medical kann dort unterstützen, wo externe Fachpersonen gezielt und sauber vorbereitet eingesetzt werden sollen.
Eine passende externe Fachperson entlastet nicht nur, weil sie zusätzliche Arbeitszeit bringt. Sie entlastet dann, wenn Qualifikation, Setting, Aufgaben, Einführung und Ansprechpersonen geklärt sind.
ICM Medical vermittelt deshalb nicht anonym, sondern klärt den Bedarf persönlich: Welche Qualifikation wird gebraucht? Welche Erfahrung ist nötig? Wie sieht der Einsatz aus? Welche Rahmenbedingungen müssen stimmen, damit die Fachperson wirklich helfen kann?
Fazit: Entlastung entsteht durch weniger Reibung
Effizienz bedeutet im Gesundheitswesen nicht, Arbeit zu verdichten. Effizienz bedeutet, Fachpersonen von unnötiger Reibung zu entlasten.
Klare Schnittstellen, praxistaugliche Dokumentation, passende digitale Systeme, verlässliche Materialwege, vorausschauende Dienstplanung und eine strukturierte Einführung helfen Teams, ihre Zeit dort einzusetzen, wo sie für Versorgung und Zusammenarbeit gebraucht wird.
Werden externe Fachpersonen eingesetzt, entscheidet eine sorgfältige Abstimmung von Qualifikation, Aufgaben, Rahmenbedingungen und Einführung darüber, ob die Unterstützung im Alltag wirklich entlastet.
FAQ: Effizienz im Gesundheitswesen
Genutzte Quellen:
- Obsan: Absenzen des Pflege- und Betreuungspersonals durch Krankheit/Unfall – Pflegemonitoring
- Stiftung Patientensicherheit Schweiz: Speak Up – Sicherheitsbedenken ansprechen
- eHealth Suisse: Fragen und Antworten zum elektronischen Patientendossier und eHealth
- Stiftung Patientensicherheit Schweiz / GN360: Effizienz und Patientensicherheit von Klinikinformationssystemen
- BSS Volkswirtschaftliche Beratung im Auftrag von BAG und SECO: Bundesgesetz über Arbeitsbedingungen in der Pflege – Regulierungsfolgenabschätzung, Schlussbericht 2024
- ZHAW: Temporärarbeit in der Pflege in der Schweiz – Status Quo, Herausforderungen und Handlungsempfehlungen für die Praxis, Praxisreport 2025
ICM Medical unterstützt Spitäler, Alters- und Pflegeheime, Spitex-Organisationen, Praxen und weitere Gesundheitsbetriebe bei der Besetzung temporärer und fester Positionen. Wir klären Ihren Bedarf persönlich und suchen Fachpersonen, die zur Aufgabe und zu Ihrer Institution passen.