Personalplanung unter Druck: Wann Überstunden zur versteckten Dauerlösung werden
In vielen Pflegeeinrichtungen, Spitälern, Spitex-Organisationen und Praxen gehört Flexibilität zum Alltag.
Dienste müssen abgedeckt, Ausfälle aufgefangen und kurzfristige Veränderungen organisiert werden. Wenn Mitarbeitende einspringen, länger bleiben oder Dienste tauschen, funktioniert der Betrieb oft noch einen Tag, eine Woche oder einen Monat weiter.
Problematisch wird es, wenn diese interne Kompensation nicht mehr die Ausnahme ist, sondern zur stillen Grundlage der Personalplanung wird.
Dann sind Überstunden, kurzfristige Planänderungen und wiederholtes Einspringen kein Zeichen guter Teamkultur mehr, sondern ein Hinweis auf strukturellen Druck.
Überstunden sind nicht automatisch das Problem
Überstunden können in Gesundheitsbetrieben sinnvoll und manchmal unvermeidbar sein. Akute Krankheitsausfälle, unerwartet hohe Belegung, komplexe Pflegesituationen oder kurzfristige Veränderungen im Patientenaufkommen lassen sich nicht immer vollständig planen.
In solchen Situationen zeigt sich häufig die Stärke eines Teams. Mitarbeitende unterstützen einander, Dienste werden übernommen, Abläufe werden angepasst.
Das kann für eine begrenzte Zeit funktionieren, wenn die Belastung transparent bleibt und zeitnah ausgeglichen wird.
Kritisch wird es dort, wo Überstunden regelmässig nötig sind, um den Normalbetrieb aufrechtzuerhalten. Dann entsteht eine Differenz zwischen geplantem Personalbestand und tatsächlichem Bedarf. Diese Differenz verschwindet nicht, nur weil sie intern aufgefangen wird.
Die Regulierungsfolgenabschätzung zum Bundesgesetz über Arbeitsbedingungen in der Pflege zeigt, dass Überstunden im Pflegealltag bereits relevant sind: In der Online-Befragung gab etwa die Hälfte der Institutionen weniger als eine Stunde Überstunden pro Woche und Person an, die andere Hälfte nannte durchschnittlich 1 bis 5 Stunden.1
Überstunden sind also nicht automatisch ein Alarmsignal. Ihre Regelmässigkeit ist entscheidend.
Wenn Einspringen zur Routine wird
Ein Warnsignal ist nicht die einzelne Überstunde, sondern die Wiederholung.
Wenn Dienstpläne nur mit kurzfristigen Änderungen stabil bleiben, Mitarbeitende regelmässig an freien Tagen kontaktiert werden oder Teilzeitpensen faktisch dauerhaft höher ausfallen, verschiebt sich die Belastung schleichend.
Typische Anzeichen sind:
- Dienste können nur durch häufiges Einspringen abgedeckt werden.
- Mitarbeitende werden regelmässig kurzfristig angefragt.
- Frei- und Erholungszeiten geraten unter Druck.
- Dienstpläne werden kurz vor Einsatzbeginn noch verändert.
- Leitungspersonen verbringen sehr viel Zeit mit Umplanung.
- Teams gewöhnen sich daran, dass der Plan selten hält.
- Überzeit wird dokumentiert, aber nicht nachhaltig abgebaut.
Gerade in Pflege, Betreuung, Spitex und Praxisorganisationen wird diese Entwicklung oft lange toleriert, weil alle Beteiligten den Betrieb sichern wollen.
Die Absicht ist nachvollziehbar. Das Risiko bleibt trotzdem.
Wenn Einspringen zur Routine wird, ist Flexibilität nicht mehr ein Puffer. Sie wird zum Personalmodell.
Die versteckten Kosten interner Kompensation
Überstunden erscheinen auf den ersten Blick oft pragmatisch. Die Person ist bereits eingearbeitet, kennt das Team und kann sofort übernehmen.
Wenn diese Lösung dauerhaft genutzt wird, entstehen aber Kosten, die nicht nur finanziell messbar sind.
Dazu gehören Belastung, sinkende Planbarkeit, Erschöpfung und ein zunehmendes Gefühl, dass Grenzen nicht mehr respektiert werden. Mitarbeitende, die wiederholt einspringen, tragen nicht nur zusätzliche Arbeitszeit, sondern häufig auch zusätzliche Verantwortung.
Für Betriebe kann das mehrere Folgen haben:
- Die Dienstplanqualität verschlechtert sich weiter.
- Ausfälle können zunehmen, weil Erholung fehlt.
- Motivierte Mitarbeitende reduzieren ihre Verfügbarkeit.
- Die Bindung an den Arbeitgeber wird schwächer.
- Führungspersonen geraten in einen dauerhaften Reaktionsmodus.
- Fluktuationsrisiken nehmen zu.
Das Obsan-Pflegemonitoring weist Absenzen durch Krankheit und Unfall als wichtigen Indikator zur Gesundheit des Pflege- und Betreuungspersonals aus.2 Absenzen entstehen nicht nur durch einzelne Belastungsspitzen, aber dauerhaft hohe Arbeitsbelastung, fehlende Erholung und schlechte Planbarkeit können das Risiko für zusätzliche Ausfälle erhöhen.
Personalplanung ist deshalb nicht nur eine organisatorische Aufgabe. Sie beeinflusst Teamstabilität, Versorgungssicherheit und Arbeitgeberattraktivität.
Kurzfristige Planänderungen belasten mehr als die Arbeitszeit
Nicht jede Belastung entsteht durch die Anzahl Stunden allein. Auch fehlende Vorhersehbarkeit wirkt stark.
Wer regelmässig kurzfristig umplanen muss, kann Privatleben, Familie, Weiterbildung oder Erholung schlechter organisieren.
Das betrifft besonders Teams mit Schichtbetrieb, Wochenenddiensten oder Einsätzen in der ambulanten Versorgung. In der Spitex kommen Wegzeiten, Tourenplanung und regionale Abdeckung hinzu. In Praxen kann ein kurzfristiger Ausfall den ganzen Tagesablauf beeinflussen, weil Termine, Assistenz, Empfang und Behandlungszimmer eng ineinandergreifen.
Die RFA zum BGAP nennt wechselnde Arbeitszeiten, Nacht- und Wochenenddienste, kurzfristige Arbeitseinsätze sowie hohe Arbeitslast durch geringe Personalausstattung als zentrale Belastungsfaktoren.1
Wenn Mitarbeitende das Gefühl bekommen, dass ihre Freizeit nur unter Vorbehalt gilt, entsteht ein schleichender Vertrauensverlust.
Planbarkeit ist deshalb nicht Luxus. Sie ist ein Bestandteil guter Arbeitsbedingungen.
Wann Überstunden ein strukturelles Signal sind
Für Führungspersonen ist entscheidend, Überstunden nicht nur als administrative Grösse zu betrachten. Sie sind auch ein Frühwarnsystem.
Ein strukturelles Problem kann vorliegen, wenn:
- Überstunden über mehrere Wochen oder Monate wiederkehren
- bestimmte Dienste oder Wochentage regelmässig schwer zu besetzen sind
- Ferien, Weiterbildungen oder Krankheitsausfälle kaum aufgefangen werden können
- neue Mitarbeitende lange gesucht werden und bestehende Teams die Lücke tragen
- Teilzeitmitarbeitende dauerhaft über ihrem vereinbarten Pensum arbeiten
- Leitungspersonen immer wieder dieselben Personen zum Einspringen anfragen
- der Betrieb nur funktioniert, wenn Mitarbeitende regelmässig verzichten
In solchen Fällen geht es nicht mehr nur um Flexibilität. Es geht um die Frage, ob Personalbestand, Qualifikationsmix und Einsatzplanung noch zur tatsächlichen Belastung passen.
Ein Dienstplan, der nur durch regelmässige Ausnahmen funktioniert, zeigt nicht Stabilität. Er zeigt, dass die Grundplanung zu knapp ist.
Interne Kompensation hat Grenzen
Viele Betriebe versuchen zuerst, den Druck intern zu lösen. Das ist verständlich. Interne Mitarbeitende kennen Abläufe, betreute Personen, Teams und lokale Besonderheiten.
Trotzdem hat interne Kompensation klare Grenzen.
Wenn dieselben Mitarbeitenden wiederholt einspringen, entsteht keine echte Reserve. Die Belastung wird lediglich verschoben. Besonders kritisch wird es, wenn starke Teammitglieder dauerhaft als Puffer genutzt werden, obwohl dies im Dienstplan nicht sichtbar ist.
Ein gesunder Betrieb braucht nicht nur engagierte Mitarbeitende, sondern realistische Strukturen.
Dazu gehört die Frage, welche Ausfälle intern tragbar sind und ab wann zusätzliche Unterstützung sinnvoller ist. Diese Grenze sollte nicht erst im Notfall definiert werden. Sie gehört in die Personalplanung.
Wann temporäre Unterstützung sinnvoller sein kann
Temporäre Unterstützung kann sinnvoll sein, wenn ein Bedarf klar absehbar, aber intern nicht nachhaltig abdeckbar ist.
Das betrifft zum Beispiel Krankheitsausfälle, Mutterschaftsvertretungen, Vakanzen, saisonale Spitzen, Projektphasen, erhöhte Belegung oder Übergangszeiten bis zur Festanstellung.
Der Vorteil liegt nicht nur in zusätzlichen Stunden. Richtig eingesetzt kann temporäres Personal helfen, bestehende Teams zu stabilisieren, Überzeit zu begrenzen und kurzfristige Planänderungen zu reduzieren.
Prüfenswert ist externe Unterstützung besonders, wenn:
- Überstunden bereits regelmässig entstehen
- Ausgleich von Überzeit kaum möglich ist
- die Dienstplanung zunehmend reaktiv wird
- eine Stelle vakant ist und Rekrutierung Zeit braucht
- ein Team nach einer intensiven Phase Entlastung benötigt
- bestimmte Qualifikationen kurzfristig fehlen
Der ZHAW-Praxisreport 2025 zu Temporärarbeit in der Pflege beschreibt temporäre Einsätze als zusätzlichen Baustein der Personalkapazitäten, etwa bei kurzfristigen Ausfällen, saisonalen oder auslastungsbedingten Schwankungen sowie zur Überbrückung von Vakanzen.3 Gleichzeitig betont der Report, dass Institutionen Temporärarbeit strategisch und operativ bewusst planen und in Prozesse sowie Teamkultur einbetten sollten.3
Wichtig ist deshalb eine sorgfältige Passung. Temporäre Einsätze funktionieren nur dann gut, wenn Qualifikation, Erfahrung, Einsatzbereich, Pensum, Verfügbarkeit und Teamumfeld zusammenpassen.
Überstunden brauchen Steuerung, nicht nur Erfassung
Viele Betriebe erfassen Überstunden. Entscheidend ist aber, was danach passiert.
Wer Überzeit nur dokumentiert, aber nicht auswertet, erkennt strukturelle Muster zu spät. Sinnvoll ist deshalb eine regelmässige Betrachtung:
- Wo entstehen Überstunden wiederholt?
- Welche Dienste oder Bereiche sind besonders betroffen?
- Welche Personen springen überdurchschnittlich oft ein?
- Wird Überzeit realistisch kompensiert?
- Gibt es Häufungen vor Ferien, bei Krankheit oder bei Vakanzen?
- Welche Qualifikationen fehlen besonders häufig?
Diese Auswertung muss nicht kompliziert sein. Sie muss aber ehrlich sein.
Wenn die gleichen Muster immer wieder auftreten, ist das kein Zufall. Dann braucht es eine Anpassung der Planung, eine Entlastung des Teams oder eine zusätzliche Reserve.
Die Rolle von ICM Medical
ICM Medical unterstützt Gesundheitsbetriebe nicht mit einer anonymen Profildatenbank, sondern mit persönlicher und spezialisierter Vermittlung.
Gerade bei angespannten Dienstplänen ist persönliche Klärung wichtig. Welche Funktion muss abgedeckt werden? Welche Qualifikation ist erforderlich? Wie kurzfristig ist der Bedarf? Welche Aufgaben sollen übernommen werden? Welche Rahmenbedingungen sind realistisch?
Manchmal ist eine temporäre Fachperson sinnvoll. Manchmal geht es um eine Festvermittlung. Manchmal braucht es zuerst eine saubere Klärung des Profils, bevor gesucht wird.
ICM Medical prüft jede Fachperson persönlich und achtet darauf, dass Qualifikation, Erfahrung, Einsatzsetting, Sprache, Region und Rahmenbedingungen zusammenpassen.
Überstunden und Einspringen gehören im Gesundheitswesen bis zu einem gewissen Grad zur Realität. Sie dürfen aber kein Personalmodell werden.
FAQ: Personalplanung unter Druck
Problematisch werden Überstunden, wenn sie regelmässig entstehen und notwendig sind, um den normalen Betrieb sicherzustellen. Dann kann ein struktureller Personalbedarf vorliegen.
Nein. Einspringen kann in Ausnahmesituationen sinnvoll sein. Kritisch wird es, wenn Mitarbeitende wiederholt auf freie Zeit verzichten müssen oder Dienstpläne ohne Einspringen nicht mehr funktionieren.
Dauerhafte Überstunden können Belastung, Erschöpfung, Unzufriedenheit und Fluktuationsrisiken erhöhen. Auch die Planbarkeit für Mitarbeitende und Führungspersonen leidet.
Temporäre Unterstützung lohnt sich besonders bei wiederkehrenden Engpässen, Vakanzen, längeren Ausfällen, saisonalen Spitzen oder Übergangsphasen, wenn interne Kompensation nicht mehr nachhaltig ist.
ICM Medical arbeitet persönlich und spezialisiert. Im Mittelpunkt steht die konkrete Abklärung von Bedarf, Qualifikation, Einsatzbereich und Passung zwischen Betrieb und Fachperson.
Quellen
- BSS Volkswirtschaftliche Beratung im Auftrag von BAG und SECO: Bundesgesetz über Arbeitsbedingungen in der Pflege – Regulierungsfolgenabschätzung, Schlussbericht 2024
- Obsan: Absenzen des Pflege- und Betreuungspersonals durch Krankheit/Unfall – Pflegemonitoring
- ZHAW: Temporärarbeit in der Pflege in der Schweiz – Status Quo, Herausforderungen und Handlungsempfehlungen für die Praxis, Praxisreport 2025
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ICM Medical unterstützt Spitäler, Alters- und Pflegeheime, Spitex-Organisationen, Praxen und weitere Gesundheitsbetriebe bei der Besetzung temporärer und fester Positionen. Wir klären Ihren Bedarf persönlich und suchen Fachpersonen, die zur Aufgabe und zu Ihrer Institution passen.